AI och sekretess när du arbetar med andras uppgifter

AI och sekretess låter som en fråga om ChatGPT. I februari och i april 2026 handlade den i stället om en översättningsruta: två medarbetare på Försäkringskassans avdelning för internationell vård klistrade in uppgifter ur klienters intyg och journaler i Google Translate. Båda ärendena ligger nu hos myndighetens personalansvarsnämnd.

Medarbetaren har lagt in sekretessreglerade uppgifter i en AI-tjänst vilket innebär att uppgifterna har röjts.

Så beskrivs saken i myndighetens eget underlag till nämnden, som Arbetsvärlden och Publikt rapporterade om i augusti 2026. Publikt uppger att det är första gången nämnden ska pröva en åtgärd som rör anställdas AI-användning.

Enligt utredningen fanns ingen avsikt att mata in personuppgifter. Att det ändå skedde kan bero på arbetsbelastning och oaktsamhet. Den meningen är skälet till att ärendet angår fler än två personer, eftersom arbetsbelastning finns på varje handläggningsavdelning i landet.

Verktyget var inte förbjudet. Google Translate får användas i arbetet, men personuppgifter ska tas bort, säger ST:s avdelningsordförande på myndigheten till Publikt. Felet låg alltså inte i valet av verktyg. Det låg i vad som följde med in i rutan.

Utbildning som utgår från dina egna handlingar är rätt för den som handlägger ärenden under sekretess, därför att bedömningen av vad som får matas in görs i stunden och av dig, inte av verktyget.

Sekretessen prövas före inmatningen

Ett röjande handlar inte om att någon läser uppgiften. Det handlar om att den lämnar din myndighets kontroll. När texten skickas till en extern tjänst har den passerat gränsen, oavsett om leverantören sparar den, tränar på den eller kastar den direkt.

Digg och Integritetsskyddsmyndigheten har skrivit riktlinjer för generativ AI i offentlig förvaltning. Den som handlar om sekretess säger att verksamheten ska utreda hur en informationsöverföring till en leverantör eller mellanhand ska hanteras, och säkerställa att information som bör stanna i verksamheten inte hamnar hos leverantören, om överföringen inte kan göras med stöd av ett undantag i lag.

Två saker i den formuleringen är värda att stanna vid. Utredningen är verksamhetens uppgift och inte din, men den behöver vara gjord innan du sitter med handlingen. Och frågan gäller åt båda hållen: svaret du får tillbaka kan vara en allmän handling i ditt ärende.

Ansvaret för själva röjandet ligger på den som röjer, inte på leverantören. Brottsbalkens bestämmelse om brott mot tystnadsplikt bär ett undantag: har gärningen begåtts av oaktsamhet ska det i ringa fall inte dömas till ansvar. Det är ett undantag och ingen huvudregel, och det är ingenting du vill pröva.

Verktyget ser sällan ut som AI

Den som säger AI-verktyg tänker på ett chattfönster. Det var inte där det gick fel i det här fallet. Det gick fel i en ruta som funnits i webbläsaren långt före chattverktygen, och som ingen längre tänker på som en tjänst hos någon annan.

Samma sak gäller sammanfattningsknappen i ett dokumentverktyg, transkriberingen av ett möte, ett tillägg som läser sidan du har uppe, en app som gör en skannad handling sökbar och en mejlklient som föreslår svar. Alla har samma egenskap: texten lämnar din dator.

Det användbara testet är därför inte om något ser ut som AI. Det är frågan om var texten hamnar när du trycker. Kan du inte svara på den frågan är svaret nej så länge, och då är det frågan som ska lyftas, inte gissningen som ska göras.

Fyra frågor innan du klistrar in

Frågorna tar en halv minut när de har suttit ett tag, och de går att ställa i vilken ordning som helst.

1. Skulle jag lämna ut den här texten om någon begärde ut den? Är svaret nej finns det en sekretessprövning att göra före inmatningen, inte efter.
2. Går personen att känna igen ändå? En diagnos, en ort och ett datum pekar ut en människa lika säkert som ett namn gör.
3. Är verktyget något vi köpt för det här, eller något jag råkar ha uppe? Ett verktyg som din arbetsgivare har avtal för är en annan sak än samma verktyg i din privata flik.
4. Vad gör jag med svaret? Blir det en del av ditt underlag ska det gå att följa i efterhand vad som är verktygets utkast och vad som är din egen bedömning.

Om avidentifiering är svaret behöver du veta att den är svårare än att stryka namnet. Personnummer är enligt Integritetsskyddsmyndigheten inte känsliga personuppgifter i dataskyddsförordningens mening, men de har ett särskilt skydd i svensk rätt. Att ta bort numret gör alltså inte texten fri, och en journaltext bär identitet i sitt innehåll.

Där utbildning inte räcker

Utredningen pekade på arbetsbelastning. Det är värt att ta på allvar, för det säger något obekvämt om vad en utbildning kan uträtta. Den som har trettio ärenden kvar i högen och en handling på ett språk ingen på avdelningen läser kommer att lösa det på något sätt. Kunskap om regeln tar inte bort behovet av en väg framåt.

En lista över förbjudna verktyg åldras dessutom fortare än den hinner spridas. Nästa uppdatering av något ni redan använder lägger till en funktion som skickar text vidare, och listan säger ingenting om den.

Det som faktiskt hjälper är två saker som hänger ihop. Den ena är att det finns en godkänd väg för uppgiften, så att genvägen inte är det enda alternativet.

Den andra är att den som sitter med handlingen känner igen läget tillräckligt tidigt för att ställa frågan till sin chef, sitt dataskyddsombud eller sin systemägare i stället för att avgöra den vid skrivbordet.

Det första är ett beslut hos er. Det andra går att öva, och det övas bäst i dina egna handlingar, eftersom det är där tveksamheten uppstår.

Vad som är rätt nästa steg för dig

Svaret ser olika ut beroende på hur ofta du är i läget.

Handlägger du ärenden med sekretessreglerade uppgifter varje dag är det den frågan som ska utgöra utbildningen, inte ett moment i den. Då arbetar du med utlämnande, remisser, beslutsunderlag och tjänsteanteckningar, och det är vad AI för handläggare i offentlig förvaltning är byggd för.

Möter du sekretess någon gång i månaden behöver du snarare en rutin du känner igen och ett svar på var frågan ska ställas. Då räcker ett kortare pass, förutsatt att någon faktiskt är utpekad som mottagare av frågan.

Rör ditt arbete inte sekretessreglerade uppgifter alls är det här inte din flaskhals. Då handlar det om att få ut något av verktygen i det arbete du redan gör, och AI på arbetsplatsen utgår från vanliga kontorsuppgifter i stället för från ärenden.

Gemensamt för de tre är att ingen av dem löses av ett förbud som ingen läser. Två medarbetare på en avdelning för internationell vård gjorde inte något de trodde var otillåtet. De översatte en text.