Vad ni kan visa upp när utbildningen redan är gjord
Utbildningen hölls, men ingen skrev ned något, och nu frågar någon vad personalen kan. Tre saker går att rekonstruera i efterhand och två gör det inte, och skillnaden avgör om underlaget håller.
Nyckelpunkter
- Ett underlag över personalens AI-kunnighet består av två dokument: en logg som är organisationens och beskriver insatsen, och ett intyg som är individens och följer med henne vidare.
- Tre saker går att rekonstruera efter en utbildning som inte dokumenterades: vilka som var kallade, vad som gicks igenom, samt datum och form.
- Två saker går inte att rekonstruera: vem som faktiskt deltog hela tiden, och vad var och en kunde efteråt. En skattning som görs månader senare mäter minnet.
- Ett underlag som redovisar sina egna luckor är mer trovärdigt än ett som ser komplett ut. Skriv hellre att en uppgift saknas än fyll i den ur minnet.
- Det heter intyg och inte certifiering. Ingen fastställd standard för allmän AI-kunnighet finns publicerad att certifiera mot.
Någon har frågat vad personalen kan om AI. Utbildningen hölls i våras, den var uppskattad, och alla minns att den var bra. Men det finns ingen deltagarlista, ingen agenda och ingenting som säger vad som gicks igenom.
Det som saknas är alltså inte kunskapen. Det är underlaget.
För en organisation som redan hållit en AI-utbildning men inte kan visa vad som gjordes är rekonstruktion rätt första steg, därför att en insats som inte går att redovisa räknas som att den inte hänt.
Ett underlag är två dokument, inte ett
Det ena tillhör organisationen och svarar på vad som gjordes, för vilka och när. Det andra tillhör personen och följer med henne om hon byter arbetsgivare. De två går inte att ersätta med varandra.
Den som ska redovisa uppåt behöver det första. En chef som frågar vad en enskild medarbetare gått igenom behöver det andra.
Det heter intyg och inte certifiering. En certifiering utfärdas av ett oberoende organ mot en fastställd standard, och för allmän AI-kunnighet finns ingen sådan standard publicerad. Ett intyg säger vad personen gått igenom och när.
Tre saker går att rekonstruera i efterhand
- Vilka som var kallade. Kalenderinbjudan finns kvar och har en deltagarlista. Hölls tillfället online har mötesverktyget ofta en närvarologg som går att exportera, och den är bättre än inbjudan eftersom den visar vilka som faktiskt kom.
- Vad som gicks igenom. Presentationen, agendan i inbjudan eller det utskick som gick ut före. Har ni bara bildspelet räcker det längre än man tror: rubrikerna säger vad som togs upp.
- När och i vilken form. Datum, längd, på plats eller online. Det står i kalendern.
Gör det nu och inte senare. Kalenderposter gallras, mötesloggar försvinner när licensen ändras, och den som höll utbildningen kanske har slutat.
Två saker går inte att rekonstruera
Vem som var med hela tiden. En inbjudan säger vem som var kallad. Att fylla i vilka som deltog utifrån minnet är en gissning, och en gissning i ett underlag är sämre än en lucka. Skriv hellre att uppgiften saknas.
Vad var och en kunde efteråt. En skattning som görs i september av en dag i maj mäter vad folk minns, inte vad de lärde sig. Den siffran ser ut som en mätning och är det inte.
Saknas de två är underlaget ofullständigt, och det är värt att skriva ut. Ett underlag som redovisar sina egna luckor är mer trovärdigt än ett som ser komplett ut.
Så slipper du göra om det
Fyra saker, och de tar minuter om de görs samma dag:
- Spara närvarolistan direkt efter tillfället, inte inbjudan.
- Spara agendan som den faktiskt blev, med det som ströks struket.
- Låt deltagarna skatta sig själva före och efter. Två frågor räcker. Det är gjort på en minut och går inte att göra i efterhand.
- Notera vem som höll i det. Intern kollega eller extern leverantör, med namn.
Det femte, som väger tyngst och kostar mest: låt chefen skatta samma sak om samma person. En deltagare som skattar sig själv har en åsikt. En chef som skattar sin medarbetare har ett omdöme.
När rekonstruktion inte räcker
Ibland är svaret att det inte finns tillräckligt att rekonstruera. Utbildningen var en timme på ett personalmöte, ingen listade deltagarna, och det som gicks igenom finns inte kvar.
Då är rekonstruktion fel verktyg. Gör om insatsen med dokumentationen inbyggd i stället för påhängd efteråt, antingen som rollbaserad utbildning med genomförandelogg eller, när det är hela personalen och inte en grupp, som digital utbildning där genomförandet syns per person utan att någon behöver föra lista.
Vad AI-förordningen säger om saken står hos Ampliro.
Vanliga frågor
Vad ni har gjort, för vilka och när. I praktiken är det två dokument som gör olika saker. Organisationen behöver en logg över genomförandet: vilka tillfällen som hölls, vilka som deltog och vad som gicks igenom. Den enskilda medarbetaren behöver ett intyg som är hennes eget och som följer med om hon byter arbetsgivare. Det ena ersätter inte det andra.
Börja med det som fortfarande finns kvar. Kalenderinbjudan har en lista över kallade, mötesverktyget har ofta en närvarologg som går att exportera, och presentationen eller agendan visar vad som togs upp. Gör det tidigt, eftersom kalenderposter gallras och mötesloggar försvinner när licenser ändras. Kan ni inte rekonstruera vilka som faktiskt deltog, skriv att uppgiften saknas i stället för att fylla i den ur minnet.
Nej, inte på ett sätt som betyder något. En skattning som görs månader efter tillfället mäter vad deltagarna minns, inte vad de lärde sig, och den saknar dessutom ett före-värde att jämföras med. Siffran ser ut som en mätning utan att vara det. Före- och efterskattning tar en minut vid själva tillfället och går inte att lägga till senare.
Den räcker som halva svaret. En lista visar vilka som var där men inte vad de gick igenom, och en agenda visar vad som togs upp men inte vem som var där. Det är när de två hänger ihop som underlaget börjar hålla. Lägg till datum, längd, form och vem som höll i det, så är det mesta på plats.
Genomförandeloggen är organisationens och beskriver insatsen: vilka tillfällen som hölls, för vilka grupper, när och med vilket innehåll. Intyget är individens och beskriver en person: vad hon gick igenom och när. Den som ska redovisa uppåt behöver loggen. Den som byter jobb om tre år har kvar intyget.
Nej. En certifiering utfärdas av ett oberoende organ mot en fastställd standard, och någon sådan standard för allmän AI-kunnighet finns inte publicerad. Ett intyg visar vad personen har gått igenom och när, och kan göras kontrollerbart i efterhand av någon utanför organisationen. Den som lovar en certifiering i AI-kunnighet lovar något som inte finns än.
Den som kommer att få frågan. I de flesta organisationer är det HR eller den som ansvarar för kompetensfrågor, eftersom det är dit frågan om vad personalen kan brukar landa. Det viktiga är att det är bestämt i förväg. Dokumentation som ingen äger blir liggande hos den som råkade hålla i utbildningen.
När det inte finns tillräckligt kvar att rekonstruera. Var det en kort dragning på ett personalmöte utan deltagarlista, och materialet inte finns bevarat, blir underlaget tunt oavsett hur mycket arbete ni lägger på det. Då är det billigare att göra om insatsen med dokumentationen inbyggd från början än att försöka laga i efterhand.
Vill ni att personalen ska kunna det här, hör av er.
Nyhetsbrevet
Nytt om AI, ungefär varje vecka.
Vi skriver när något faktiskt har hänt och när något visar sig fungera i praktiken. En text i taget, inga serier, och du kan gå ur från vilket nummer som helst.
Vi sparar din adress för att skicka nyhetsbrevet, och inget annat. Mer i integritetspolicyn.