Så får du hjälp av AI utan att lämna ut uppgifterna
Det vanligaste sättet att hantera ett känsligt ärende är att låta AI-verktyget vara. Men uppgiften har en form och ett innehåll, och det är formen verktyget är bäst på.
Nyckelpunkter
- Uppgiften har en form och ett innehåll. Formen bär sällan sekretess, och formen är det ett AI-verktyg är bäst på.
- Att ta bort namnet räcker inte. En liten ort, en ovanlig diagnos och ett årtal kan peka ut en person lika tydligt som ett personnummer.
- Får verktyget bara strukturen kan det inte hitta på något om ärendet, eftersom det aldrig såg ärendet. Då finns det heller inget att kontrollera.
- Skillnaden mellan den som stänger fliken och den som får hjälp är vana vid att skriva om uppgiften, inte kunskap om reglerna.
Du sitter med ett ärende som inte får lämna huset. En anmälan med namn i, en utredning om en elev, ett avtal under förhandling, en journalanteckning. På samma skärm finns ett verktyg som skulle kunna hjälpa dig med sammanfattningen, med ordningen i beslutet eller med den fråga du glömt ställa.
De flesta löser det genom att låta verktyget vara. Det är ett tryggt val. Det är också ett val som lämnar hjälpen oanvänd i varje ärende där den hade gjort nytta, och de ärendena är ofta de tyngsta du har.
För den som sitter med ett ärende som inte får lämna huset är omformuleringen rätt väg, därför att verktyget kan lösa uppgiftens form utan att se dess innehåll.
Uppgiften har en form och ett innehåll
Varje handläggningsuppgift består av två saker som går att skilja åt, och frågan om känsliga uppgifter i AI-verktyg blir betydligt enklare när de två hålls isär.
Innehållet är vem det gäller, vad som hänt, vilket diarienummer det har och vilka uppgifter som står i underlaget. Det är den delen som bär sekretess, som omfattas av dataskyddsreglerna och som du har ett ansvar för.
Formen är något annat. Vad ett avslagsbeslut ska innehålla. I vilken ordning en tjänsteskrivelse läses bäst. Vilka frågor som brukar saknas i en riskbedömning. Hur en invändning besvaras utan att låta avvisande.
Formen är densamma oavsett vilket ärende det gäller. Och formen är precis det en AI-assistent är bra på, eftersom mönstren i sådana texter är vad den är byggd att känna igen.
Fyra handgrepp
Beskriv uppgiften i stället för att klistra in den
Det första som händer när någon provar ett AI-verktyg i arbetet är att hela dokumentet klistras in, följt av ordet sammanfatta. Det är där det stoppar.
Pröva att beskriva uppgiften i stället. "Jag ska skriva ett avslagsbeslut i ett ärende om bostadsanpassning. Vad ska ett sådant beslut innehålla, och i vilken ordning bör delarna komma?"
Du får tillbaka en disposition. Den innehåller ingenting om ditt ärende, eftersom verktyget aldrig fick se det, och den går ändå att arbeta efter direkt.
Byt ut det identifierande mot en platshållare
Behöver du faktisk text att arbeta med, går den ofta att tömma. Namn blir [sökanden] eller [handläggaren], ett datum blir [datum för ansökan], och arbetsgivaren blir [arbetsgivaren].
Men pröva varje byte mot frågan om texten fortfarande pekar ut någon. En liten kommun, en ovanlig diagnos och ett årtal kan tillsammans identifiera en person lika tydligt som ett personnummer. Att ta bort namnet är det första steget, inte hela arbetet.
Går texten inte att tömma på det sättet, gå vidare till nästa handgrepp i stället för att ta risken.
Beskriv mönstret i stället för fallet
Det här är det handgrepp som räddar flest uppgifter, och det används minst.
I stället för att återge ärendet, återge situationen i den form den har gemensamt med hundra andra ärenden. "En medarbetare har vid flera tillfällen varit frånvarande utan att anmäla det. Chefen har tagit upp det muntligt två gånger utan att det ändrats. Vad behöver dokumenteras innan nästa samtal?"
Det finns ingen person i den beskrivningen. Det finns ingen arbetsplats, inget datum och ingen handling. Ändå är svaret du får användbart på just ditt ärende, eftersom det är mönstret som styr vad som behöver göras.
Ge strukturen och be om språket
Det sista handgreppet gäller texten du redan skrivit själv.
Lyft ut ett stycke, byt ut det som identifierar och be om hjälp med formuleringen. "Det här stycket ska förklara varför ansökan avslås, men det låter avvisande. Skriv om det så att skälet blir tydligt och tonen saklig."
Här är innehållet ditt och uppgiften är rent språklig. Det är också den användning som ger snabbast märkbar skillnad på en arbetsdag.
Svaret är ett skelett, inte en färdig text
Alla fyra handgreppen ger dig samma sorts resultat. Du får en struktur, en ordning, en lista över frågor eller en formulering. Innehållet sätter du in själv.
Det låter som en begränsning. Det är i själva verket den starkaste kvalitetssäkringen du har. Ett verktyg som aldrig fått se ärendet kan inte hitta på ett datum som inte finns eller ett beslut som aldrig fattades, eftersom det inte vet någonting om ärendet att hitta på.
Den som klistrar in hela underlaget och tar emot en färdig sammanfattning måste läsa igenom allt igen för att kontrollera varje påstående. Den som bara fått en disposition har ingenting att kontrollera.
När omformuleringen inte räcker
Ibland är innehållet hela uppgiften. En utredning ska läsas igenom i sin helhet och vägas, och ingen omformulering gör det till en fråga om form.
Då är frågan inte längre hur du formulerar dig. Då är frågan om materialet alls får behandlas i det verktyget, och det är inte ett beslut du ska fatta vid tangentbordet. Det avgörs av de funktioner i verksamheten som äger den bedömningen, och vad som gäller där är en egen fråga.
Skillnaden är viktig att hålla rak. Omformuleringen är ett sätt att få hjälp inom det som redan är tillåtet. Den är inte ett sätt att komma runt en gräns.
Det är ett handlag, inte en regel
Riktlinjen på intranätet säger vad som inte får matas in. Den säger ingenting om hur du löser uppgiften ändå.
Och det är där det faller. Två medarbetare med samma riktlinje, samma verktyg och samma ärende får helt olika nytta av dagen. Den ena stänger fliken när ärendet visar sig vara känsligt. Den andra ställer om frågan och har en disposition framför sig innan ärendet ens är öppnat.
Det som skiljer dem är inte kunskap om reglerna. Det är vana vid att skriva om en uppgift så att den går att ställa, alltså samma färdighet som gör skillnad i varje annan prompt de skriver.
Vana kommer av att göra det på sina egna ärenden, med någon i rummet som ser var omformuleringen blev för tom eller fortfarande för avslöjande. Det är precis det en workshop gör, och det är också skälet till att en genomgång av riktlinjen inte räcker.
Vanliga frågor
Det avgörs inte av dig vid tangentbordet. Vilka uppgifter som får behandlas i vilket verktyg bestäms av verksamhetens jurister, dataskyddsombud, informationssäkerhetsfunktion och systemägare, och ska vara avgjort innan verktyget finns på skärmen. Din uppgift är att hålla dig inom det som är avgjort, och handgreppen i den här artikeln handlar om hur du får hjälp inom den ramen.
Nej. En text utan namn kan ändå peka ut en person om den innehåller tillräckligt många detaljer som tillsammans är ovanliga, till exempel ortsnamn, yrke, diagnos och tidpunkt. Pröva varje tömd text mot frågan om någon som känner verksamheten skulle kunna gissa vem det handlar om. Blir svaret ja, beskriv mönstret i stället för fallet.
En platshållare är ett ord inom hakparentes som ersätter en identifierande uppgift, till exempel [sökanden] i stället för ett namn eller [datum för ansökan] i stället för ett datum. Verktyget arbetar med texten som om uppgiften fanns där, och du sätter tillbaka den riktiga uppgiften själv i din egen version.
Svaret blir annorlunda. Du får en struktur, en ordning eller en lista över frågor i stället för en färdig text. Det kräver mer av dig efteråt, men det tar bort kontrollarbetet: ett verktyg som aldrig sett ärendet kan inte påstå något felaktigt om det.
Det beror helt på om just det materialet får behandlas i just det verktyget, vilket är avgjort i verksamheten och inte något som går att lösa med en bättre formulering. Omformuleringen är ett sätt att få hjälp inom det som redan är tillåtet, inte ett sätt att komma runt en gräns.
Namn och personnummer är de uppenbara. De som oftast missas är kombinationer: en liten arbetsplats tillsammans med en roll, en ort tillsammans med en ovanlig omständighet, eller ett datum tillsammans med en händelse som är känd internt. Enskilt säger de ingenting, tillsammans pekar de ut.
Genom att göra det på sina egna arbetsuppgifter, med någon som kan se var omformuleringen blev för tom eller fortfarande för avslöjande. En genomgång av riktlinjen ger kunskap om gränsen men inget handlag i att arbeta inom den, och det är handlaget som avgör om verktyget används i de tyngsta ärendena eller läggs åt sidan där.
Vill ni att personalen ska kunna det här, hör av er.
Nyhetsbrevet
Nytt om AI, varannan vecka.
Vi skriver när något faktiskt har hänt och när något visar sig fungera i praktiken. En text i taget, inga serier, och du kan gå ur från vilket nummer som helst.
Vi sparar din adress för att skicka nyhetsbrevet, och inget annat. Mer i integritetspolicyn.